Jak odnaleźć się po przeniesieniu działalności gospodarczej do spółki – co wolno, trzeba a co jest zakazane?Przewodnik dla właściciela firmy.

5/5 - (1 vote)

Jeżeli czytasz mojego bloga wiesz już, że działalność gospodarcza może zostać przeniesiona w trakcie jej prowadzenia do wybranej spółki, np. spółki z o. o. Polega to na przeniesieniu na podstawie umowy funkcjonującego biznesu do utworzonej wcześniej spółki. Możliwe jest także przekształcenie działalności w dowolną spółkę. Trzecią opcją jest wreszcie zamknięcie działalności, otworzenie spółki i rozpoczęcie prowadzenia działalności w tej formie od zera. Istnieje więc kilka sposobów na to, aby przenieść się ze swoja działalnością do spółki

Być może już podjąłeś decyzję o przesiadce z jednoosobowej działalności na spółkę. A może dopiero się nad tym zastanawiasz. Ale czy zastanawiałeś się nad tym, co stanie się z Tobą – właścicielem firmy? Jaką rolę będziesz pełnić w spółce? I przede wszystkim, jakie obowiązki będą się wiązać z Twoją nową pozycją?

W tym artykule postaram się opisać nie tylko różnice pomiędzy pozycją właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej a właścicielem (wspólnikiem) spółki. Przedstawię najbardziej typowe błędy, których mam nadzieję unikniesz i dzięki temu od początku będziesz wykorzystywać atuty, jakie daje prowadzenie działalności w formie spółki.  

Firma, czyli kto?

Niezależnie od tego, jak długo prowadzisz swoją firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, postrzegasz siebie i swój biznes jako jedność. Najlepiej ten związek oddaje stwierdzenie „firma to ja”.

Słusznie, bo to Ty podejmujesz wszystkie decyzje, ponosisz całkowitą odpowiedzialność za podejmowane decyzje i zobowiązania a majątek – zarówno prywatny jak i firmowy nie są od siebie w żaden sposób oddzielone.

Aby odnaleźć się w spółce i właściwie odgrywać w niej swoją rolę (wspólnika, członka zarządu, prokurenta), powinieneś zrozumieć, że To spółka, nie Ty, prowadzi działalność gospodarczą.

Spółka jest przedsiębiorcą. Spółka posiada swój NIP, REGON a także numer w rejestrze przedsiębiorców. Posiada także swoją nazwę – firmę. Jest pracodawcą i może zatrudniać pracowników. Jest stroną umów i kontraktów. To co najistotniejsze, może posiadać swój majątek (rzeczy ruchome np. maszyny, nieruchomości). Oznacza to, że spółka może ponieść odpowiedzialność, ograniczając tym samym odpowiedzialność jej wspólników, czyli właścicieli.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest specjalnie skomplikowane. Jeden formularz, rejestracja i możesz zacząć prowadzić biznes. Nie ma tutaj żadnego aktu założycielskiego. Jako właściciel działasz na swoich zasadach i nie oglądając się na nikogo, podejmujesz wszystkie decyzje. W przypadku spółek wygląda to trochę inaczej. Trzeba przejść przez procedurę rejestracyjną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego albo przez internet albo w tradycyjnej formie wniosku na formularzu.  Wcześniej następuje podpisanie umowy spółki.

Zanim jednak wystrzeli korek od szampana i umowa trafi na dno szuflady, pamiętaj o tym, że to, co zostanie w umowie ustalone, musi być bez wyjątków przestrzegane. A żeby postępować zgodnie z umową, trzeba nie tylko wiedzieć, ale i rozumieć, co właściwie zostało ustalone.

Dochodzimy tym samym do sedna problemu. Właściciele spółek, czyli wspólnicy, którzy najczęściej pełnią także funkcje członków zarządu często nie rozumieją zapisów umowy spółki. Niezależnie od tego, czy umowa podpisywana jest u notariusza czy jako wzór postanowień na platformie elektronicznej (mam tu na myśli system S24).

Jakie są najczęstsze błędy i potknięcia osób, które zdecydowały się na kontynuację swojego biznesu w formie spółki?

Przedstawię je na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która jest najczęstszym następcą jednoosobowej działalności gospodarczej. Spółka komandytowa niestety wypada z zestawienia, z powodu tegorocznego pomysłu nałożenia na nią podatku CIT, przez co zapewne wkrótce trafi do lamusa.

Przekonanie, że wspólnik i członek zarządu mogą robić to samo

NIE. Nie można postawić znaku równości pomiędzy pozycją właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej a właścicielem (czyli wspólnikiem) spółki. Wspólnik w spółce z o.o. nie działa za spółkę, nie jest jej reprezentantem. Chyba, że jest w zarządzie. Wtedy jednak realizuje zadania jako członek zarządu, a nie wspólnik. Wspólnik jest właścicielem ponieważ zainwestował swój kapitał i w zamian za to będzie miał prawo do wypracowanego zysku. Nie oznacza to jednak, że może podejmować bieżące decyzje w spółce. W spółkach obowiązuje sztywny podział obowiązków i kompetencji pomiędzy zarządem a wspólnikami działającymi jako zgromadzenie wspólników.

Udziałowiec nie reprezentuje spółki

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, właściwie bezrefleksyjnie podpisywałeś wszystkie dokumenty, spotykałeś się z kontrahentami i podejmowałeś wszystkie decyzje. W przypadku spółki, istnieje sztywny podział obowiązków. Na tyle, że nieprzestrzeganie go może mieć bolesne (nie tylko finansowo) konsekwencje.

To zarząd i osoby do niego wybrane działają za spółkę. Spółka z o. o. w odróżnieniu od choćby spółki jawnej działa poprzez swoje organy. Organem, który reprezentuje spółkę z o. o. w stosunku do innych jest zarząd. To dlatego członkowie zarządu podpisują dokumenty, umowy z kontrahentami i pracownikami. To zarząd zgłasza zmiany w KRS, decyduje o wszystkich bieżących sprawach związanych z biznesem i podejmuje decyzje.

Czy wspólnicy muszą być w zarządzie? Nie. Ale jak najbardziej mogą.

Ma to jednak swoje konsekwencje ponieważ członkowie zarządu mogą w pewnych sytuacjach odpowiadać za zobowiązania spółki swoim prywatnym majątkiem.

Jak działa zarząd spółki?

Pamiętam sytuację, gdy klienci, którzy przenosili swoją działalność do spółki uparli się, aby w kilkuosobowym zarządzie, decyzje miały być podejmowane przez łącznie 3 osoby.

Co stało się, gdy na umowę spółki opadł kurz?

Spółka była najczęściej nieprawidłowo reprezentowana. Nagminnie wręcz umowy podpisywane były przez jednego członka zarządu, zamiast przez trzech, zgodnie z zasadami ustalonymi w umowie, które są widoczne także w KRS.

Przed podpisaniem umowy spółki musisz dokładnie przemyśleć kto i w jaki sposób będzie podejmował decyzje w spółce. Konsekwencje niewłaściwej reprezentacji mogą być opłakane, zwłaszcza gdy dostrzeże to Twój kontrahent.

Czy spółka może działać bez zarządu?

Pomimo twierdzącej odpowiedzi na to pytanie, stan „bezkrólewia” nie powinien utrzymywać się zbyt długo. Istnieją sytuacje, w których spółka może zostać przymuszona do powołania zarządu.

Zanim dojdzie do sytuacji, w której spółka zostanie bez zarządu, zadbaj o to, aby mogła działać. Przypominam raz jeszcze, że za spółkę nie mogą działać jej wspólnicy. Warto wcześniej dopilnować, aby został powołany prokurent.

Miej na uwadze, że prokurenta może powołać tylko zarząd, nie wspólnicy. Jeżeli spółka nie ma zarządu a nie zostanie powołany prokurent – sytuacja jest patowa. Wspólnicy w takiej sytuacji nie mogą powołać pełnomocnika do reprezentowania spółki.  

Pamiętaj, że funkcjonowanie bez zarządu to nie patent na prowadzenie spółki bez ryzyka.

Grono wspólników to nie stała w fizyce. Może się zmienić

Prowadząc jednoosobową działalność masz do zaoferowania tylko pieniądze. Będąc właścicielem spółki, osoby, które podzielają Twoją wizję lub chcą zainwestować w Twój biznes, mogą również stać się udziałowcami w spółce. Nawet jeżeli w chwili przeniesienia działalności do spółki, masz już ustalone grono wspólników nie możesz pozwolić, aby entuzjazm uśpił Twoja czujność.

Wystrzegaj się rozwiązań, które w pewnym momencie mogą zostać wykorzystane przeciwko Tobie. Oto najprostszy przykład:

Uchwała zgromadzenia wspólników aby była ważna musi zostać podjęta jednogłośnie, 
czyli 100% głosów za.

Skutek? Wspólnik, który ma na np. 1-2% udziałów może zablokować ważne decyzje w spółce.

Często wspólnicy chcą się zabezpieczyć na wszelkie możliwe sposoby przed nielojalnością wspólników. Czasem jednak sami zastawiają na siebie pułapkę.

Wspólnicy mają wpływ na kluczowe sprawy w spółce. Nie reprezentują jej, ale mają głos decyzyjny w istotnych sprawach. Powołują i odwołują zarząd, rozstrzygają, czy wypłacić zysk ze spółki. Poprzez podejmowane uchwały decydują o sprawach finansowych i majątkowych (np. zaciągnięcie dużego kredytu, zakup lub sprzedaż nieruchomości), ustalają wynagrodzenie dla członków zarządu. Ich zgody wymagają niektóre decyzje zarządu. Mogą wreszcie zablokować sprzedaż udziałów w spółce.

Czy w związku z tym wspólnik może, nawet bez wynagrodzenia „pracować” w spółce i angażować się w jej sprawy? To chyba jedno z najczęściej powtarzających się pytań. A odpowiedź na nie wcale nie jest oczywista. Rolą wspólnika nie jest zaangażowanie w działalność spółki. Wspólnik nie ma takiego obowiązku. Nieodpłatne świadczenie pracy może zostać uznane za nieodpłatne uzyskanie przychodu przez spółkę. Dlatego aby uniknąć przepychanki z urzędem skarbowym, wspólnik może zostać zatrudniony w spółce albo pełnić funkcję w zarządzie.

Wspólnik – prezes zarządu – prokurent 3w1?

Kombinacja, w której wspólnik jest członkiem zarządu jest powszechna. Zdarzają się też sytuacje, gdy wspólnik, który nie jest członkiem zarządu pełni funkcję prokurenta. Ale czy członek zarządu może być jednocześnie prokurentem? Przepisy wprost tego nie zabraniają. Ale w praktyce sąd rejestrowy w przypadku powołania do zarządu osoby, która jest prokurentem, wymaga odwołania prokury.

Istotne jest to, że będąc wspólnikiem, członkiem zarządu, czy prokurentem, każda z tych ról jest niezależna od pozostałych. Wiąże się z innymi obowiązkami, uprawnieniami  a przede wszystkim odpowiedzialnością.

Będąc jednocześnie wspólnikiem i członkiem zarządu, będziesz reprezentował spółkę nie dlatego, że jesteś wspólnikiem, tylko dlatego, że pełnisz funkcję w zarządzie spółki.

Jeżeli jako prezes zarządu, nie złożysz wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, poniesiesz odpowiedzialność całym swoim majątkiem nie dlatego, że jesteś wspólnikiem tylko dlatego, że nie dopełniłeś obowiązków jako prezes zarządu.  

Sprzedam spółkę. Czy aby na pewno?

Chyba nawet jest taka grupa na facebooku. Ale co to znaczy sprzedam spółkę? Czy można w ogóle sprzedać spółkę?

Sprzedać można jedynie udziały w spółce. Tym samym jeżeli członkowie zarządu nie są wspólnikami, nie mają w tej sprawie nic do powiedzenia. Nie mają oni prawa sprzedać spółki ze wspólnikami – w przeciwieństwie od możliwości sprzedaży lokalu z lokatorami.

Tutaj znowu wracam do umowy spółki. To tam należy sprawdzić, czy wspólnik swoje udziały może sprzedać bez zgody np. pozostałych wspólników. Często w umowach spółek zapisuje się prawo do pierwokupu udziałów przez pozostałych wspólników. Wiedziałeś o tym?

Zanim więc zdecydujesz się na „kupno lub sprzedaż spółki”, przeczytaj umowę.

Składam rezygnację i mam spokój

Jeszcze kilka lat temu spółka z o. o. była zachwalana jako gwarantująca 100% brak odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Szybko jednak okazało się, że nie ma to zbyt wiele wspólnego z rzeczywistością, a popularny artykuł 299 kodeksu spółek handlowych (nie tylko wśród prawników), wcale nie jest martwym przepisem i jednak się przyjął. Ba! To jeden z tych przepisów, który doczekał się setek, o ile nie tysięcy orzeczeń sądowych.

Czy rezygnacja z funkcji członka zarządu (prezesa) ratuje członka zarządu  przed odpowiedzialnością za długi spółki? Nie zawsze. Ale o tym kiedy indziej.

Jednoosobowa działalność może zostać zamknięta z długami. Ale co z tego, skoro długi zostają i trzeba je spłacić. Wprawdzie tegoroczne zmiany przepisów upadłościowych pozwalają na to, aby osoby prowadzące działalność gospodarczą po jej zamknięciu mogły ogłosić tzw. upadłość konsumencką. Ale czy o to chodzi w grze pt. biznes? Ryzykuj, ale nie wszystko.

Nawet jeżeli z jakiegoś powodu Ci się nie powiedzie i będziesz musiał zakończyć prowadzoną działalność, nie pozwól sobie na upadek z wysokiego konia.

Przejście przez procedurę likwidacji spółki czy przez jej upadłość to nie koniec świata. Osobiste bankructwo wręcz przeciwnie. Dostrzegam to każdego dnia w swojej pracy.


Mam nadzieję, że dzięki temu artykułowi łatwiej będzie Ci się połapać po przejściu z działalności gospodarczej na spółkę. Jak widzisz, nie potrzebujesz fakultetu ze spółek, aby prowadzić biznes w takim modelu. Musisz jednak znać swoje miejsce w strukturze spółki. W przeciwnym wypadku prowadzenie spółki może Cię drogo kosztować. Myślę, że znasz lepsze sposoby na ulokowanie swoich pieniędzy.  Koszt usuwania błędów przez prawników i księgowych wykracza poza standardowe stawki, dlatego pozwól sobie na pomoc, która pozwoli na ich (przynajmniej częściowe) uniknięcie.

Jeżeli myślisz o przeniesieniu swojej działalności gospodarczej do spółki lub przekształceniu, zapraszam do naszej GRUPY. Nie zostawiamy pytań bez odpowiedzi.


Zapisz się do newslettera aby odebrać DARMOWY EBOOK:

Przeniesienie działalności gospodarczej do spółki
w 11 krokach

2 komentarze do wpisu „Jak odnaleźć się po przeniesieniu działalności gospodarczej do spółki – co wolno, trzeba a co jest zakazane?Przewodnik dla właściciela firmy.”

Dodaj komentarz